Le système de rendez-vous à la section visas de l'Ambassade de Belgique est géré par un call-center externe. Le but est d'éviter les attentes trop longues au guichet.

Les demandeurs de visas sont priés de téléphoner au call-center en appellant le n° 3636 du dimanche au jeudi entre 8h et 17h, afin de préciser leurs préférences et de convenir d'un jour et d'une heure. Les rendez-vous sont donnés les dimanches, lundis, mercredis et jeudis, de 8h10 à 11h30. Les visas peuvent être retirés les dimanches, lundis, mercredis et jeudis, entre 13h30 et 14h15.

Depuis 2009, tous les visas, sans exceptions, contiennent la photo du porteur. Ceci implique que les demandeurs doivent nécessairement se présenter en personne, y compris les enfants (sauf ceux de moins de trois ans) qui voyagent, munis d’un passeport individuel. En outre, les empreintes digitales sont enregistrées et reprises dans les visas. Ces mesures doivent permettre l’identification plus rapide des porteurs lors de contrôles.

Pour toute information quelconque sur la procédure à suivre en matière de visas, sur les documents à rassembler et sur l'état d'avancement de votre dossier, il convient de composer le n° 3636. Ce numéro vous contactera également pour vous annoncer la suite réservée à votre dossier.

Le centre d'appels est contactable depuis tous les réseaux fixes et mobiles, à l'exception des numéros débutant par 0661. Le n° 3636 peut être composé directement, sans aucun préfixe (depuis l'Algérie uniquement).

Enfin, assurez-vous que votre dossier est complet, avant l'introduction de votre demande. Un dossier incomplet a généralement pour conséquence un rejet du visa.